会社紹介 Alva-yhtiöt Ltdおよびその子会社は、国内のエネルギーおよび水道事業者で、電力の生産・供給に加え、熱や水の生成・販売・供給をネットワーク内で行っています。Alvaは、お客様の多様な期待と環境への配慮に応えるサービスやソリューションの開発に注力しており、これを達成することを目指しています。Jyväskylä市が所有するAlvaは、約230人の従業員を抱え、2023年には約1億9700万ユーロの売上を記録しました。 M-Filesの導入により、Alvaは複数のシステムを1つのプラットフォームに統合し、データ管理を効率化しました。その結果、必要なすべての文書やデータに簡単にアクセスできるようになりました。 M-Files導入前の主な課題 散在する文書が効率を妨げた M-Filesの導入前、Alvaの文書はさまざまな場所やシステムに分散しており、たくさんの文書やその異なるバージョンがネットワークドライブやリポジトリに保存されていました。そのため、正確で最新の情報を見つけるのが難しく、作業の流れが遅くなり、バージョン管理にも手間がかかっていました。また、複数のシステムを維持することがコストや効率の面で負担となっていました。 分散した文書は、透明性や情報共有の面でも課題を引き起こしていました。複雑なスプレッドシートの構造やアクセス管理が手間となり、問題をさらに大きくしていました。また、重要な文書へのアクセスが限られていたため、従業員の異動などで必要な情報が取り出しにくくなったり、見逃されたりするリスクが高まっていました。 段階的に実行される膨大な量のデータの移行 過去5年間、Alvaは徐々にM-Filesを業務に導入してきました。何十年にもわたり、重要な文書はネットワークドライブやさまざまなシステムに保存されていたため、すべての関連情報を1つのプラットフォームに統合する作業は時間がかかるものでした。 まだ完全にはネットワークドライブの使用を廃止していないものの、Alvaではデータの移行を部門ごとに進めています。たとえば、Alvaは現在もウェブベースのサブスクリプションシステムを運用していますが、M-Filesと統合することでプロセスの効率化を図っています。 「最終的には、他のシステムはすべて段階的に廃止することを目指しています」と、Alvaの調達担当者でありM-Filesの管理者でもあるパシ・フリンクマンは語っています。 「M-Filesは、文書管理において私たちが必要としていた明確さと透明性をもたらしました。すべての情報が1か所に集約され、常に最新の状態で保たれているため、時間の節約ができ、従業員は必要な文書に迅速かつ安全にアクセスできるようになりました。この改善により、私たちの組織におけるオープンで透明な情報共有の文化が大きく向上しました。」 パシ・フリンクマン、アルヴァ・イエティオット社、調達スペシャリスト M-Filesソリューション 情報へのアクセスの一元化 M-Filesは、データの転送と管理を一元化し、すべての文書を一箇所にまとめて保存することで、誰でも簡単にアクセスできるようにします。M-Filesの直感的で使いやすい検索機能により、必要な文書を素早く見つけて更新することができます。 M-Filesのバージョン管理は、文書数を減らしてデータの信頼性を高めることで、効率を向上させます。また、特定のユーザーグループにアクセス制限を設けることができ、データのセキュリティを強化し、不要な情報へのアクセスを減らすことができます。 統合によるドキュメント管理の改善 カスタムインテグレーションは、文書管理や情報共有をよりスムーズにしてくれます。M-Filesを主要なシステムやネットワークドライブと連携させることで、生産性を高め、リスクを減らし、顧客サービスの向上にもつながります。これにより、繰り返しの作業が減り、従業員はより重要な業務に集中できるようになります。 M-Files Hubshareによる安全で効率的なデータ共有 M-Files Hubshareは、顧客、サプライヤー、パートナーとの情報共有をより簡単かつ安全にしてくれます。プラットフォーム内で直接共有できるため、メールの使用が大幅に減ります。 「以前は、文書は主にメールで送信されていましたが、それではセキュリティや効率の面で不便で、内容を何度も分けて送信しなければならないことがよくありました」と、パシ・フリンクマンは説明しています。 「透明性の向上は、文化的な大きな変化です。これにより、人為的ミスが減り、従業員は正確で最新のデータに基づいて意思決定を行うことができます。」 パシ・フリンクマン、アルヴァ・イエティオット社、調達スペシャリスト 導入の効果 一元化されたデータ管理が効率を向上させ、エラーを減少 M-Filesのバージョン管理により、常に最新の文書バージョンにアクセスできるようになり、Alvaのスタッフの効率が大幅に向上しました。これにより、従業員と外部パートナーの両方が最新情報を使用でき、中央集約された簡単なアクセスが可能になります。 「特に調達部門はM-Filesの恩恵を大いに受けています」とフリンクマン氏は述べています。「契約書やその履歴バージョンの検索が簡単になり、重複作業が減少し、新入社員の導入プロセスが加速されました。」 統合によるプロセスの合理化 M-Filesの広範な統合機能により、Alvaのプロセスも最適化されました。文書作成の自動化とFrends統合プラットフォームの活用により、データ転送の手作業が最小限に抑えられ、重要な情報が適切なタイミングで適切なシステムに届くようになりました。 「私たちはM-Files Hubshareを使用して、入札データと契約データを顧客と共有しました。彼らのフィードバックは、私たちのシステムが私たちをどれほどプロフェッショナルに見せたかを強調しています。」 パシ・フリンクマン、アルヴァ・イエティオット社、調達スペシャリスト スムーズな情報共有がオープンな職場文化を向上させる M-Filesは、Alvaにおいて情報共有の文化をよりオープンにし、組織全体で重要な情報にアクセスできるようにしました。 「透明性の向上は大きな文化的変化でした」とフリンクマン氏は説明します。「これにより人的エラーが減少し、従業員が正確で最新のデータに基づいて意思決定を行えるようになりました。」 M-Filesの利点は、Alvaの顧客にも見える M-Filesは、特に新しいパートナーシップの構築において、Alvaの顧客にも大きなメリットをもたらしました。データ共有の柔軟性とVisma Signとの互換性が、スイスのパートナーとの契約締結において重要な役割を果たしました。 「私たちはM-Files Hubshareを使って、顧客と入札や契約データを共有しました」とフリンクマン氏は振り返ります。「その際、彼らからは、私たちのシステムがとてもプロフェッショナルに見えるといったフィードバックをいただきました。」

会社紹介 TTX Company（TTX）は、北米の鉄道車両共有会社で、北米の鉄道輸送業界において重要な役割を担っています。8つの主要なClass 1鉄道会社の鉄道車両を管理・共有しており、機密データを取り扱っています。そのため、データは不正アクセスからしっかりと守る必要があります。TTXでは、各部門が異なるニーズを持ちながら、情報管理の課題に取り組んでいます。 TTXが管理している特定の機密料金情報の紙媒体のセットは、手作業が多くかかるものでした。このワークフローを改善するため、TTXはImageXと協力し、情報へのアクセス、配布、セキュリティ管理の面で機能を向上させる方法を探りました。これにより、TTXは保護すべき情報のセキュリティをさらに強化することができました。 TTXは、知識作業の自動化ソリューションとしてM-Filesを導入しました。導入は段階的に行われ、まずは人事部門と法務部門から始まり、その後、財務、IT、車両管理部門へと拡大しました。M-Filesシステムにより、文書管理の集中化、メタデータのタグ付け、企業内検索機能が導入され、組織全体の業務効率とコンプライアンスが大幅に向上しました。 M-Files導入前の主な課題 安全な知識作業の自動化ソリューションの必要性 TTXは、機密鉄道データをしっかりと保護できる知識作業の自動化ソリューションを必要としていました。既存の業務プロセスでは、データガバナンス基準を守るために、手作業が多く、自動化の機能がもっと求められていました。 部門間での効率的な文書処理 TTXの各部門は異なる要件を持っており、既存のコンテンツプラットフォームでは統一された自動化機能が不足していました。TTXは、各部門の情報管理ニーズに対応できるカスタマイズ可能なワークフローとタグ付けをサポートする柔軟なソリューションを必要としていました。 M-Filesソリューション 幅広い情報管理と柔軟なワークフローのカスタマイズ TTXは、知識作業の自動化と情報管理機能を提供するM-Filesを選びました。M-Filesは、企業内検索、メタデータタグ付け、文書分類などを含み、各部門の要件に対応しながらコンテンツ管理を集中化します。例えば、人事部門では、M-FilesをOracleのHCMモジュールと統合し、雇用記録の処理を効率化し、セキュアなアクセスを提供しました。 TTXのプログラムマネージャーであるIndira Mohan氏は、複数のプラットフォームを評価した結果、M-Filesがエンタープライズ検索、メタデータタグ付け、コンプライアンス機能で優れていると評価しました。TTXは、非構造化データと未管理データに対するガバナンス、効率的なワークフロー、知識共有を求めており、M-Filesはこれらを実現し、クラウドベースのソリューションへの移行を支援しました。 「M-Filesは、TTXにとってこのケーススタディにおける機密文書の共有において大きな進展をもたらしました。透かしの追加や印刷制限、アクセス制御を強化することで、TTXの文書セキュリティは一段と向上しました。」 James Fitzgerald, ゼネラル・マネージャー – 車両分析およびプロセス最適化, TTX M-Files Hubshareによる安全な共有 M-FilesのHubshareコラボレーションソリューションは、特にTTXの料金情報（「イエローカード」）を制限された鉄道関係者と安全に共有できるプラットフォームを提供しました。これにより、TTXはアクセス制限を設け、印刷を無効にし、ユーザー固有の識別子を透かしとして追加することで、不正な共有を防ぐことができました。機密文書の物理的な配布をなくし、完全にデジタルかつクラウドベースの方法に切り替えることで、TTXのセキュリティと効率が向上しました。この取り組みは、TTXの車両部門にとって重要なニーズに応え、データセキュリティ基準の遵守を支援し、認可されたユーザーへのアクセス管理をより簡単にしました。 TTXのゼネラル・マネージャーであるJames Fitzgerald氏は、M-Filesの導入により、情報管理方法が変革され、鉄道車両データの保管においてセキュリティ、コンプライアンス、業務の優秀さが向上したと述べています。M-Filesは、特定のビジネス要件に対応する安全なシステムを提供し、データのプライバシー保護と社内コラボレーションの強化に貢献しています。 導入の効果 セキュリティとコンプライアンスの向上 TTXは、M-Filesを活用して、安全な知識作業の自動化システムを実現し、コンプライアンスとデータプライバシーの要件を満たしました。情報セキュリティを強化し、カスタマイズしたアクセス制御や自動化された保存ポリシー、透かし追加を導入しました。M-Filesへの移行により、VPN依存を減らし、セキュリティプロトコルを効率化し、物理的なコピーの使用を減らしてリスクを最小限に抑えました。 「TTXとM-Filesは、特定の利用ケースに基づいて実装を進め、各部門の独自のニーズを満たしながら、会社全体のガバナンスや保存ポリシーに沿った形で調整を行いました。TTXの主な目標のひとつは、ガバナンスを改善し、手作業への依存を減らすために、自動化された保存ポリシーを導入することでした。M-Filesは、TTXの会社記録を一元管理し、データのプライバシーやセキュリティを向上させるとともに、使いやすさも高めています」とIndiraは話しています。 部門間の効率の向上 M-Filesの集中管理プラットフォームは、各部門が安全で効率的に業務を進められる環境を提供します。人事、法務、財務、ITのチームは、部門ごとの特定の要件に応じてコンテンツを管理でき、企業内検索機能によって文書の検索時間が大幅に短縮されました。車両部門でも、文書の取り扱いが減り、重要なデータへのアクセスがスムーズになったことで、業務の効率が向上したと報告されています。 「TTXはM-Filesを導入することで、部門間での情報管理方法を改善し、北米の鉄道車両プールデータの保管という重要な役割において、セキュリティ、コンプライアンス、そして業務の質を向上させています。M-Filesは、ビジネスの特定のニーズに合わせた柔軟で安全なシステムを提供し、データのプライバシーを守りながら、社内での協力をさらに進めています。」 James Fitzgerald, ゼネラル・マネージャー – 車両分析およびプロセス最適化, TTX 継続的な成功 TTXは2025年にM-Filesの利用をさらに多くの部門に広げ、AIを活用した分析機能の統合やワークフローの自動化に力を入れる予定です。また、M-Files Hubshareの自動通知機能など、さらなる強化策も検討しており、知識作業の自動化効率を向上させ、規制要件への対応をよりスムーズにしようとしています。今後は、より多くの文書の共有を通じて、TTXのコンプライアンスや業務プロセスをさらに効率化することを目指しています。 結論 機密文書に対するアクセス制御とユーザー固有の透かし追加により、データセキュリティがさらに強化されました。 自動化された保存ポリシーと詳細なメタデータタグ付けにより、コンプライアンスがより一層向上しました。 ペーパーレスでクラウドベースの共有を採用することで、物理的な文書配布への依存が減り、効率が向上しました。 2,000人以上のユーザーへの拡大や、AI駆動の高度な機能の統合に向けた基盤も整いました。

会社紹介 PHOENIXグループは、ヨーロッパの主要な医療提供者の一つとして、29か国で病院、薬局、医師、患者を繋ぐ重要な役割を担っています。48,000人以上の従業員と200を超える物流拠点を有し、医薬品業界の厳しいガイドライン（GDPやGMPなど）に従って運営されています。コンプライアンスの確保と業務の効率化を目的に、PHOENIXは紙ベースのシステムから、M-Filesによってサポートされる集中型の電子品質管理システム（EQMS）に移行しました。 M-Files導入前の主な課題 PHOENIXは、医薬品業界の厳しい規制を受けており、Good Distribution Practice（GDP）やGood Manufacturing Practice（GMP）などのガイドラインに従い、サプライチェーン全体でのコンプライアンスを確保しています。 M-Files導入前、PHOENIXの多くの拠点では紙ベースのシステムを使用しており、コンプライアンス管理に多大な労力がかかり、業務効率が低下し、運用コストが高くなっていました。監査や検査の際には、現行の運用方法が現代の基準に合わないと指摘されていました。 経営陣からの指示で、コスト削減を目指して、組織内の既存の文書管理システム（DMS）を調査し評価することになりました。「最初のきっかけは、経営陣からのDMSに関する調査の依頼で、私たちのグループ内で使用されているさまざまな文書管理システムを分析・評価し、最終的にコスト削減に繋がる最適なアプリケーションを見つけ出すことでした」と、PHOENIXグループの企業品質管理部門責任者であるDr. Ingo Florian氏は話しています。 「私たちはM-Filesを選択するという決断を下し、その決定に自信を持ち続けています。最終的に各国での成功が、その決定が正しかったというフィードバックを私たちに与えてくれました。」 インゴ・フローリアン博士、フェニックス・グループ企業品質管理部長 M-Filesソリューション 徹底的な評価を経て、M-FilesはPHOENIXグループにとって最も適したシステムとして選ばれました。Ingo氏は、「機能性やコスト、効果を考慮した結果、M-Filesが私たちにとって最適な選択だと分かりました」と話しています。 M-Files Pilotと標準化されたVaultによる効率性 システムは最初に試験導入国で導入され、その学びを基にPHOENIXは他国や関連会社への展開のための標準的なボールトを開発しました。この標準化されたアプローチにより、一貫性を保ちながら地域ごとのカスタマイズが可能になりました。標準のボールトには、DMS、非適合対応とCAPA、変更管理、監査管理の4つのアプリケーションが含まれ、各国や関連会社は必要に応じて設定を変更できます。 ワークフローやメタデータフィールドを設定した標準のVaultにより、関連会社はPHOENIXグループ内でより統一され、調和の取れたシステムを使ってM-Filesを効率的に導入できるようになりました。また、企業品質管理部門（Corporate QM）は、定義されたワークフローや主な機能について標準のVaultを検証することで、各国での検証作業を大幅に軽減しました。 「私たちは、DMS、不適合とCAPA(是正措置および予防措置)、変更管理、監査管理の4つのアプリケーションすべてを提供する標準保管庫を作成しました。もちろん、言語だけでなく、その他の詳細も含めて、必要なものを構成することは国や関連会社に許可されていますが、基盤はほぼ同じです。」 インゴ・フローリアン博士、フェニックス・グループ企業品質管理部長 導入の効果 監査とコンプライアンスの合理化 紙ベースのシステムから電子システムへの移行は、PHOENIXの運営に大きな変化をもたらしました。この移行は、コスト削減に繋がっただけでなく、プロセスの効率化を進め、全ての関連会社で一貫性とコンプライアンスを保つことができました。 インゴさんは、電子システムへの移行により監査や検査が容易になり、メタデータフィールドを活用して簡単に検索できるようになったと述べています。また、コンプライアンス教育の手間も減り、M-Filesを使ってSOPの配布とトレーニングの完了を確認できるようになったと話しています。 PHOENIXは、M-Filesへの移行がさまざまな拠点間での調和を促進したことに気づいたそうです。これは、合併や買収を通じて成長を続ける企業にとって、非常に大切なことでした。インゴさんは次のように話しています。「スウェーデン、スロバキア、ルーマニアのSOP（標準作業手順書）を比べてみると、『PHOENIXグループってこういうものなのかな？これらの文書には共通点が見当たらない』と感じることがあります。」標準化されたテンプレートやワークフローが導入されたことで、すべての拠点でより統一感のある見た目や使い勝手が実現したそうです。 最後に、M-Filesは組織内での柔軟な拡張性を実現し、リソースが限られた小規模な拠点でも、段階的にシステムを導入できるようになったそうです。最初は文書管理から始め、徐々に不適合管理、変更管理、監査管理などへと広げていくことができるようになったとのことです。 「また、トレーニングに関してもコンプライアンスを守れています。というのも、M-Filesはエンドツーエンドで管理ができるため、このSOP（標準作業手順書）がどの社員に配布され、その社員がSOPを受け取ってトレーニングを完了したことを確認できるんです。」 インゴ・フローリアン博士、フェニックス・グループ企業品質管理部長 M-Filesマネージドサービスによる効率性と自給自足性の向上 M-Filesは、PHOENIXがシステムをデジタル化し、異なる国々でのコラボレーションをスムーズに進める手助けをしているだけでなく、同社はここ数年、M-Filesのマネージドサービスも活用しています。これらのサービスは、複数の国際的な事業部門で規制された品質管理システムを管理し、開発し、維持するためにとても大切な役割を果たしています。 M-FilesのマネージドサービスがPHOENIXにもたらした大きな利点のひとつは、内部のITサポートチームをサポートし、より自立できるようにしたことです。これにより、M-Filesについての理解が深まり、インシデントや変更リクエストが減り、サポートチームの負担が軽減されました。さらに、マネージドサービスチームはPHOENIXのITチームと協力して、M-Filesソリューションを各事業部門で標準化する作業を進めてきました。その結果、PHOENIXが組織全体でM-Filesをさらに活用する中で、よりスムーズで効率的な導入が実現しています。 今後の予定 PHOENIXグループは現在、残りの国々と関連会社にM-Filesを展開しています。今後2〜3年以内に全ての展開を完了する予定で、各国での導入には平均して4〜6ヶ月ほどかかる見込みです。さらに、システムは各展開からのフィードバックを受けて改善されており、標準のボルトがさらに成熟することで、組織はコンプライアンスや業務効率の最前線を維持し続けています。 「私たちは、2〜3年後にはすべての国での導入がほぼ終わっていることを期待しています。標準のボールトはどんどん成熟していきますし、このシステムは反復的に進化していくもので、私自身はとても成功していると感じています。」 「M-Filesを選ぶという決断をしましたが、今でもその決断を大切にしています。最終的に各国での成功が、この決断が正しかったことを教えてくれました」とインゴは締めくくりました。 結論 M-Filesを標準化された電子品質管理システムとして選んだことで、PHOENIXグループは大幅なコスト削減を実現し、品質管理プロセスの改善、効率の向上、複数の国にわたる業務の調和、そして高度に規制された運営におけるコンプライアンス能力の強化を達成しました。 柔軟で効率的、かつ拡張可能なこのソリューションは、文書管理の簡素化だけでなく、将来のデジタルトランスフォーメーションの基盤を築くことにもつながっています。

会社紹介     ナショナルゴルフクラブは、40年以上の歴史と経験を誇り、会員の皆様に素晴らしいサービスとゴルフ施設を提供してきました。この歴史あるゴルフクラブはアマチュアの愛好者からプロのプレイヤー、法人のお客様まで、3,200人以上の多彩な会員にご利用いただいています。ゴルフ以外にも、ダイニングサービスやイベントの開催、プロショップ、コーチングなどさまざまな施設が揃っています。 ナショナルゴルフクラブは、古い紙ベースの支払い処理システムの非効率性により課題を抱えていました。Element3と共にM-Filesを導入し、請求書処理をペーパーレス化してプロセスを効率化しました。M-Filesにより、手作業のファイリングシステムがデジタル化され、重複や紛失のリスクが減少し、支払い処理部門の効率と正確さが向上しました。 さらに、M-Filesの導入により、クラブの他の部門でも同様のデジタル化と効率化が期待されています。例えば、会員管理やイベント運営などの業務も、今後はM-Filesを活用してよりスムーズに行えるようになるでしょう。このように、M-Filesはナショナルゴルフクラブの運営全体にわたって、効率性と正確さを向上させる重要な役割を果たしています。 M-Files導入前の主な課題 買掛金の非効率性 ナショナルゴルフクラブでは、以前の支払い処理がすべて紙ベースで行われており、運営にいくつかの非効率が生じていました。この古いシステムでは、請求書が見落とされることがあり、その結果、支払いの遅れや財務の不一致が発生することがありました。手作業での処理は書類の取り扱いや承認、ファイリングを必要とし、リソースや時間が多くかかっていました。また、書類の管理が難しく、支払いに関する問い合わせがあった際には、社員がファイルを手動で探さなければならないことがありました。 ナショナルゴルフクラブの財務および管理マネージャーであるエディー・ウォーフィールド氏は、「古いシステムはクラブの運営を大幅に遅らせていました。スタッフは常に紛失や誤置された請求書に対処しており、情報管理プロセスが遅れるだけでなく、サプライヤーとの関係にも影響を与えていました」と述べています。 限られた可視性と追跡機能 従来のシステムでは、請求書のステータスを追跡する能力が限られており、承認プロセスの進捗を把握するのが難しかったため、遅延が頻発していました。この可視性の欠如により、スタッフは物理的な文書の管理や検索に多くの時間を費やし、戦略的な財務管理活動に集中できませんでした。 「M-Filesが当社のビジネスプロセスに与えた影響は計り知れず、その指標がそれを物語っています。ドキュメントの管理に費やす時間が大幅に短縮されたため、チームは戦略的なタスクにより集中できるようになりました。効率性の向上とコンプライアンスリスクの低減は、ナショナルゴルフクラブのドキュメント管理プロセスを変革するM-Filesの有効性の証です。」 エディー・ウォーフィールド、ザ・ナショナル・ゴルフクラブ財務・管理マネージャー M-Filesソリューション 合理化された実装とカスタムワークフロー ナショナルゴルフクラブは、支払い処理を完全にペーパーレス化しました。知識作業の自動化により、請求書はメールで受け取られ、直接M-Filesに入力されます。そこで請求書がコード化され、適切なマネージャーに承認を依頼するために割り当てられます。このシステムを通じて、すべての請求書がしっかりと管理され、承認の進捗もリアルタイムで追跡・記録されています。 エディ氏は、「M-Filesはナショナルゴルフクラブの書類管理方法を一変させました。プロセスを自動化することで、手作業の介入が大幅に減り、運営が格段に効率的になりました。」と述べています。 M-Filesの知識作業自動化ソリューションは、実施パートナーのElement3のサポートを受けて、ナショナルゴルフクラブのニーズに合わせてカスタマイズされました。組織が既存の枠にとらわれることなく、カスタムワークフローを確立しました。この柔軟性は、クラブの特定の運営ニーズやセキュリティ要件に適応するために重要でした。 エディ氏は、「Element3とM-Filesは、クラブの独自のニーズに対応するために特別に設計されたワークフローを作成しました。請求書の権限を調整することで、関連部門のみがアクセスできるようになり、セキュリティ基準を維持しながらアクセス性を向上させることができます」と述べています。 「M-Filesは、ナショナルゴルフクラブがドキュメントを管理する方法に革命をもたらしました。クラブは、プロセスを自動化することで手動介入の必要性を大幅に減らし、運用をはるかに効率化しました。」 エディー・ウォーフィールド、ザ・ナショナル・ゴルフクラブ財務・管理マネージャー 導入の効果 ビジネスプロセスと効率性の向上 M-Filesを使用して買掛金ワークフローを自動化したことで、ナショナルゴルフクラブの効率が大幅に向上しました。手作業による文書処理は約30-50％削減され、スタッフはより価値の高い業務に集中できるようになりました。 文書の検索時間も同様に40-60％短縮され、全体的な生産性が向上しました。M-Filesの導入により、コンプライアンスリスクも大幅に低減され、コンプライアンス関連の問題は約20-30％減少しました。文書の紛失や誤置の発生も少なくとも90％減少し、クラブの法的事項におけるコンプライアンス維持に重要な役割を果たしています。 「ナショナルゴルフクラブのビジョンは、M-Filesを使用して、ビジネス内のすべてのドキュメントとデータをデジタル化し、アクセス可能で、安全にすることで、すべての部門で買掛金で達成されるメリットを拡大することです。このビジョンは、現在および将来のゴルファーのための広範な歴史的記録と日常業務の管理における継続的な改善と革新へのクラブのコミットメントをサポートします。」 エディー・ウォーフィールド、ザ・ナショナル・ゴルフクラブ財務・管理マネージャー 継続的な成功と拡大 M-Filesの導入が成功した後、ナショナルゴルフクラブは他の部門にもM-Filesの利用を拡大し、組織全体の効率とコンプライアンスを向上させる計画を立てています。計画には、ゴルフ運営部門やケータリングチームへのM-Filesの統合が含まれ、イベント計画の効率化やサービス提供の改善が期待されています。また、M-Filesの人工知能（AI）ツールを活用して、プレイメトリクスの追跡やコース管理の改善を通じて、会員サービスの向上を図ることも検討しています。 エディ氏は、「ナショナルゴルフクラブのビジョンは、買掛金部門で達成されたメリットを全ての部門に拡大し、M-Filesを活用してビジネス内の全ての文書やデータをデジタル化し、アクセス可能かつ安全にすることです。このビジョンは、クラブが現在および将来のゴルファーのために、広範な歴史的記録と日常業務を管理する上での継続的な改善と革新への取り組みを支援します」と述べています。 結論 知識作業の自動化により手作業の文書処理が減少し、スタッフが戦略的な取り組みに集中できるようになった。 文書管理におけるコンプライアンスとセキュリティ対策が向上した。 文書検索の迅速化とプロセスの効率化により、運営効率が向上した。 サービスと運営をさらに向上させるための将来的な拡張の基盤が確立された。

会社紹介 Hood Sweeney Securities (HSS) は、南オーストラリアに拠点を置く専門サービス企業で、会計、ビジネスアドバイザリー、ファイナンシャルプランニング、テクノロジー、成長コンサルティングなどのサービスを提供しています。約50年の経験を持ち、140名のスタッフがアデレード本社および地域オフィスから、医療提供者、農業従事者、中小企業、家族経営のビジネス、成長を目指す企業など、3,000以上のクライアントをサポートしています。 HSS（Hood Sweeneyのファイナンシャルプランニングサービス）は、コンプライアンスやクライアントサービスのための文書管理において、いくつかの課題に直面していました。既存の文書管理システムが寿命に近づいていたため、運用の効率が低下し、システムエラーが発生し始め、生産性やコンプライアンス基準に影響を及ぼしていました。 HSSの経営陣は、特に厳格なコンプライアンス要件が求められる環境で、金融サービスの複雑なニーズに対応できる、より柔軟なデジタルソリューションを求めていました。HSSは、文書管理プロセスを動的で効率的かつ安全な知識作業自動化システムに変革するために、先進的な機能を備えたM-Filesを導入しました。 M-Files導入前の主な課題 システムの老朽化と機能制限 HSSの旧文書管理システムは、10年以上の運用を経て寿命が近づき、サポートが終了していました。その結果、運用の非効率性がますます顕著になっていました。 特に、既存のシステムにはメタデータの制限があり、文書のタグ付け、検索、および整理が困難でした。そのため、複雑なメタデータを容易に扱える、より包括的なシステムへの移行が必要でした。 HSSのアドバイスビジネスマネージャーであるセリーヌ・バーンズ氏は、「旧システムは定期的に故障するだけでなく、HSSの成長するニーズに対応できませんでした。文書を効率的に整理・検索できず、クライアント情報の管理に支障をきたしていました。また、関連する文書を一箇所にまとめることができないことは、監査やコンプライアンスの観点から大きな問題でした」と述べています。 進化するコンプライアンス要件 金融サービス分野の規制要求が進化する中で、既存の文書管理システムは対応できなくなっていました。厳格なデータセキュリティと追跡可能な文書管理プロセスの必要性が高まり、HSSはますます厳しくなる規制に対応しながら、クライアント情報を保護し、運用の透明性を維持できるソリューションを必要としていました。 セリーヌ・バーンズ氏は、「規制の状況は厳しくなっており、既存のシステムでは新しいコンプライアンス要求に対応できませんでした。効率を改善し、コンプライアンス能力を強化する必要があり、すべてのアドバイスやクライアントとのやり取りが監査目的で文書化され、追跡可能であることを確保する必要がありました」と述べています。 「M-Filesは、HSSの差し迫った課題を解決しただけではありません。それは私たちを将来の成功に向けて準備しました。私たちは今、HSSのすべてのデータ、すべてのドキュメントがデジタル化され、アクセス可能で、何よりも安全である未来を見ています。」 フッド・スウィーニー証券 アドバイス・ビジネス・マネージャー セリーヌ・バーンズ氏 M-Filesソリューション 部門のニーズに合わせたソリューション HSSは、サービス提供に特化した知識作業自動化ソリューションの必要性を認識し、最適なシステムを評価しました。その結果、ファイナンシャルプランニングサービスは、柔軟なメタデータ管理、コンプライアンス機能、およびOCR機能を備えたM-Filesを選択しました。 「私たちはさまざまなシステムを調査し、M-FilesがHSSに最適であると判断しました。M-Filesの機能は、アドバイス作成やクライアントの投資関連の郵便物のファイリングを効率化しました」とセリーヌ氏は述べています。 M-Filesの導入は、日常業務への影響を最小限に抑えるよう計画され、開発ボールトを使用して広範なテストと調整が行われました。 「HSSは、発見フェーズと計画フェーズを通じてM-Filesチームと密接に協力し、本稼働前にシステムを徹底的にテストしました」とセリーヌ氏は述べています。 「HSSは、文書の整理だけで週平均2時間を節約しています。ファイリングルームでの文書スキャンにかかるリソース使用も、年間約20～25時間、および年間税パックにかかる10時間から、ほぼ無視できる量にまで減少しました。さらに、HSSのアドバイス作成チームは、アドバイスごとに15～20分を節約しており、昨年171件のアドバイスを処理したことを考えると、効率の向上は非常に大きなものとなっています。」 フッド・スウィーニー証券 アドバイス・ビジネス・マネージャー セリーヌ・バーンズ氏 導入の効果 記録管理とコラボレーションの改善 HSSチームは、M-Filesを導入して以来、記録管理と運用効率が大幅に向上しました。新しいデジタル記録管理システムにより、文書の保管と検索が整理され、管理業務に費やす時間が大幅に削減されました。この変革により、スタッフはより価値の高い活動に集中でき、部門全体の生産性が向上しました。 「HSSは、文書の整理だけで週平均2時間を節約しています。ファイリングルームでの文書スキャンにかかるリソース使用も、年間約20～25時間、および年間税パックにかかる10時間から、ほぼ無視できる量にまで減少しました。さらに、HSSのアドバイス作成チームは、アドバイスごとに15～20分を節約しており、昨年171件のアドバイスを処理したことを考えると、効率の向上は非常に大きなものとなっています」とセリーヌ氏は述べています。 M-Filesの統合により、チームメンバー間のコラボレーションも改善され、異なる部門間で文書や情報を簡単にリンクできるようになりました。これは、クライアント関係の管理に特に有益でした。 「HSSのスタッフが大量の郵便物を手作業で整理し、ファイルする日々は終わりました。アドバイスの作成に使用された関連文書を後で確認や参照するために探す時間も無駄になりません。今では、数秒で文書を検索できるようになり、効率が大幅に向上しました。」 フッド・スウィーニー証券 アドバイス・ビジネス・マネージャー セリーヌ・バーンズ氏 コンプライアンスとセキュリティの強化 M-Filesは、HSSが高度なセキュリティ機能とコンプライアンスツールを通じてデータ管理プロセスを強化することを可能にします。リアルタイム監視とアラートにより、不正アクセスを防止します。すべての文書を厳格な金融規制に従って管理し、明確な監査証跡を提供し、コンプライアンス関連のタスクを自動化します。この自動化により、運用の透明性が向上し、法的リスクから組織を保護し、信頼性を強化します。これにより、HSSは厳しいコンプライアンス基準を効率的に満たし、規制レビュー時の迅速な対応が可能になります。 展望と拡大 M-Filesの成功を受けて、Hood Sweeneyの他の部門もその適用を検討中です。HSSは、自動化されたワークフローやAI駆動の分析など、より高度な機能を取り入れ、効率をさらに向上させることを目指しています。また、クライアントポータルや電子署名機能との統合も進め、クライアントとのやり取りを効率化し、全体的な体験を向上させる予定です。 「M-FilesはHSSの課題を解決し、将来の成功への道を開いてくれました。今では、すべてのデータや文書がデジタル化され、安全にアクセスできる未来を見据えています」とセリーヌ氏は述べています。 要約 管理業務に費やす時間を削減し、スタッフの生産性を向上。 運用全体で厳格なコンプライアンスとデータセキュリティを確保。 内部コラボレーションとクライアントサービスの対応力を改善。 将来の技術進歩と効率向上の基盤を構築。 「M-Filesは、HSSの差し迫った課題を解決しただけではありません。それは私たちを将来の成功に向けて準備しました。私たちは今、HSSのすべてのデータ、すべてのドキュメントがデジタル化され、アクセス可能で、何よりも安全である未来を見ています。」 フッド・スウィーニー証券 アドバイス・ビジネス・マネージャー セリーヌ・バーンズ氏

会社紹介 2011年に設立されたKaisanetは、フィンランドに拠点を置く通信およびITサービスプロバイダーです。60人以上の従業員を擁し、通信ソリューション、テレビケーブルネットワーク、子会社DataEnterを通じたITサービスなど、幅広いサービスを提供しています。主にフィンランドのカイヌーおよび北サヴォニア地域の消費者およびビジネス顧客にサービスを提供しており、光ファイバーネットワークの構築や、オペレーター向けのモバイルネットワークタワーの保守も行っています。同社は、通信の専門知識を現代に引き継ぐ、100年以上の歴史を持つ2つの電話会社、Kainuun Puhelinosuuskunta（KPO）とPuhelinosuuskunta IPYが共同所有しているという豊かな伝統を持っています。 M-Files導入前の主な課題 Kaisanetは、親会社2社から引き継いだ文書とアクセスポリシーにより、文書管理が断片的で煩雑になっていました。従業員は2つのネットワークドライブと複雑なフォルダ構造を検索する必要があり、最新かつ正確な文書を特定するのが困難でした。中央集権的な文書管理システムの欠如により、バージョン管理や文書量の多さに苦労し、非効率とフラストレーションが生じていました。このため、Kaisanetは文書管理を合理化し、単一の信頼できる情報源を提供する統一されたソリューションの必要性を認識しました。 「M-Filesがなければ、すべての文書とコピーを管理することは不可能だったでしょう。これが唯一の解決策でした。」 — Päivi Mikkonen, ITマネージャー, Kaisanet M-Filesソリューション Kaisanetは、M-Filesを導入して文書管理を中央集権化し、合理化しました。メタデータ駆動型のアプローチにより、文書の検索と取得が容易になり、従来のフォルダ階層の複雑さを排除しました。各部門に合わせたカスタムビューも導入され、アクセス性が向上しました。また、プロジェクト関連文書の追跡にメタデータを使用することで、プロジェクト管理能力も大幅に向上しました。 「文書がある場合、それはM-Filesにあります。従業員はSharePointやネットワークドライブ、その他の場所を検索する必要はありません。」 — Päivi Mikkonen, ITマネージャー, Kaisanet Kaisanetは、M-Filesのワークフロー自動化機能を導入し、文書承認、インシデント管理、サービスリクエストなどのプロセスを合理化しました。ITサービス管理ボールトを子会社DataEnterのIT管理システムと統合することで、顧客のインシデントやリクエストの処理が効率化されました。 また、M-Files Hubshareを活用して、DataEnterや他の外部パートナーとのコラボレーションを強化しました。Hubshareは共有ワークスペースを作成し、認可された外部関係者が文書に安全にアクセスし、編集できるようにしました。これにより、最新の情報を共有し、エラーのリスクを軽減しました。 これらの機能により、Kaisanetは文書管理とプロジェクト管理の両方で大きな改善を達成し、業務の効率化と精度向上を実現しました。 結果 M-Filesの導入により、Kaisanetは情報管理と業務運営に大きな改善をもたらしました。すべての文書を中央リポジトリに統合することで、断片化と非効率性が解消され、従業員に単一の信頼できる情報源が提供されました。文書検索にかかる時間が短縮され、古いまたは重複したファイルによるエラーのリスクが最小限に抑えられました。メタデータ駆動型のアプローチにより、生産性が向上し、各部門に合わせたカスタムビューで業務効率が向上しました M-Files Hubshareによる継ぎ目のない文書共有とコラボレーション M-FilesはKaisanetの顧客サービスを大幅に改善しました。顧客サービスチームはカスタマイズされたビューと包括的なナレッジベースにアクセスでき、必要な情報を迅速に取得して顧客を効果的に支援できるようになりました。M-Files Hubshareとの統合により、外部パートナーや子会社DataEnterとのシームレスな文書共有とコラボレーションが可能になり、最新情報へのアクセスとリアルタイムのコラボレーションが実現しました。 「顧客サービスチームは、M-Filesの使用方法についてより多くの情報とトレーニングを求めた最初のチームの一つでした。現在では、必要な文書を迅速に見つけることができ、このナレッジベースにも満足しています」とPäivi氏は述べています。 「M-Filesはまるでスイスアーミーナイフのようです。多くの目的に使用でき、私たち自身でかなりのことができます。」 — Päivi Mikkonen, ITマネージャー, Kaisanet 将来の計画 Kaisanetは、M-FilesをMicrosoft 365ツールと統合し、文書の共同編集を可能にすることで、コラボレーションを強化する予定です。また、エクストラネットをSharePointからM-Filesに移行することも検討しています。M-Filesの導入により、従業員は必要なツールと情報を提供され、仕事をより効果的に行えるようになりました。M-Filesの一貫した正確な情報管理は、Kaisanetの信頼性を高め、将来の成長とスケーラビリティに向けた基盤を築きました。柔軟なメタデータ駆動型の構造を持つM-Filesは、Kaisanetが進化する中で、文書管理の実践を容易に適応させ、拡張することを可能にします。

Madgwicks Lawyers 社の戦略の一環として、24時間体制で重要なビジネス情報を取得したいクライアントにサービスを提供するアプローチを強化するために、Hubshareコラボレーションポータルを導入しました。 2019年後半に開始されたこのイニシアチブは、デジタルプラットフォームを通じて、大成功をおさめ、クライアントエンゲージメントモデル強化の鍵であることが証明されています。Hubshareのダイナミックなポータルは、セキュリティで保護されたワークスペースを通じてクライアントとオンラインでコミュニケーションを取り、コラボレーションすることを企業に提供しました。 「Hubshareを進める決断は、必要な機能を提供するだけでなく、クライアントが簡単に導入するための直感的なユーザーインターフェイスを備えているため、正しい選択でした。さらにHubshareでは、費用対効果が高く、高価なデータコミットメントや隠れたコストを持たない透明な財務モデルにより、この決定はスムーズに享受されました。現在、Madgwicks 社のリースおよびフランチャイズグループは、Hubshareのクライアントアクセス用の安全なブランドのコラボレーションワークスペースで重要な情報とファイルを表示するエクストラネット機能である、ハブシェアの使用を適切な場所で行う企業の実践グループ全体で拡張するオプションを見直しています」と、Madgwicks Lawyers 社のITマネージャーであるスコット・バトラー氏は述べています。 目的 電子的に関与し、24時間体制で重要なビジネス情報を取得したいクライアントにサービスを提供するアプローチを充実させる。 ソリューション Hubshareは、企業がクライアントとデジタル接続し、重要な情報を提供できるようにする革新的なコラボレーションソリューションです。このソリューションは、ドキュメント、プラクティス、ケースとのシームレスな統合を通じて既存の運用モデルを補完します。 M-FilesとHubshareは、ブランド化されたカスタマイズ可能なクライアントポータルを使用して、デジタル化を推進し、デジタルクライアント体験を向上させる先駆者となる最高クラスのデジタルクライアント体験を提供します。すべての情報は、格納場所に関係なく、一般的に合意されたプロセスに従ってアクセスおよび管理できます。 法的規制、または業界標準ドキュメント、人、プロセス、ディスカッションなどは、データの重複を伴わない仮想ワークスペースソリューションに統合され、同期されていないバージョンを排除し、バージョン管理を保証します。

Harwood Andrews 社は、オーストラリアで最大の法律事務所であり、弁護士、特別顧問、サポート要員を含む170人の有能な個人の多様なチームで構成されています。ランタン・リーガル・グループの一員であるHarwood Andrews 社は、進歩的な法律事務所として認められ、クライアントにポジティブな商業的ソリューションを提供しようと努力しています。 2017年に弁護士にとって名誉ある賞を受賞した後、CEOのアンドリュー・バーンズ氏は、「それは主に私たちのクライアントに私たちとつながるための新しい方法を与えるデジタル製品の実装によるものでした」とコメントしました。Harwood Andrews 社は、2017年にオンラインサービスの範囲だけでなく、インタラクティブなクライアントポータル、Hubshareを開発しました。 目的 クライアントの定着は法律事務所にとってますます重要になりつつあり、Harwood Andrews 社はクライアントが最高のサービスを受けられるようにしたいと考えていました。同社は、クライアントが適当なときにいつでも情報や文書にアクセスできる集中管理されたエリアが必要だと判断しました。 現在のシステムでは、クライアントは弁護士が文書を送るまで待たなければなりません。 ソリューション Hubshareはクライアントエクストラネットポータルとして選択され、2017年4月に実装されました。Hubshareを選択することで、ユーザーはファイルを安全に共有し、クライアントの問題に関する最新情報を提供できるパーソナライズされたクライアントポータルを作成できます。 ユーザーフレンドリー 他のソリューションとは異なり、ハブを作成するためのトレーニングはほとんど必要ありません。ハブのユーザーフレンドリーなインターフェイス、テンプレート、ウィザードツールにより、プロセスを段階的に進められます。 「ウィザードは簡単で、ハブと呼ぶものの名前を記入するだけで、クライアントのロゴを追加してパーソナライズすることができ、数回クリックするだけで作成できます。その後、彼らは通常アップロードします。ドキュメントを持っている場合は、このハブに追加されたことを示す通知が自動的に表示されるユーザーを追加します」と ダナ氏は説明しています。ハブの作成にITを頼りにする必要がないため、ユーザーは時間を節約し、ITによって問題が解決されるのを待つことや、新しいクライアント用にハブを作成する必要がなくなります。 Harwood Andrews 社によって頻繁に使用されるもう一つの機能は、事前設定されたテンプレートです。これらは、特定のチームに合わせて作成、編集、調整することができ、クライアントの新しいハブを簡単に作成することができ、外観、つまりロゴを変更してからドキュメントやファイルをアップロードするだけです。

Goodtech 社はエンジニアリングサービスのリーディングサプライヤーであり、変電所の開発・建設やバイオガスシステムの近代化に関する産業技術の予防保全などを行っています。 1913年に設立されたGoodtech 社は、現在ノルウェー、スウェーデン、オランダ及びフィンランドで展開されており、グループの製品は、効率を高め、製造業の企業の健康や安全、環境への影響を改善するのに役立ちます。 従業員にビジネスニーズを尋ねる 情報管理システムを選択する時が来たとき、Goodtech 社は最初に従業員が何を必要としているのかについて確認しました。 「私はドキュメントコントローラとして、おおよそ必要なものを知っています。しかし、新しいシステムを選択する前に、すべての従業員の話を聞くことも重要です。」と、Goodtech 社のLCIコーディネーター、エンドレ・ハルスタインスリッド氏は述べました。 彼らは、他に3つのコンテンツサービスプラットフォームを評価した後、M-Filesを選択しました。「残りは複雑すぎるか、私たちのニーズに適していませんが、M-Filesは当社の人員の生産性と効率を向上させます」とハルシュタインスリッドは述べました。 M-Filesは、実践的な作業で簡単に実装可能 ハルシュタインスリッド氏と別の従業員はM-Filesの基本的なトレーニングを受けました。M-Filesのコンサルタントと組み合わせて技術の機能の多くを実装したので、二人はシステムの仕組みを強く理解し、 従業員のニーズに合わせて、M-Filesを迅速に設定できるようになりました。 そして得た知識はノルウェーとスウェーデンなどの都市でGoodtech 社の従業員を訓練するのに役立ちました。 Goodtech 社は、新しいプロジェクトのすべてでM-Filesを使用しています。「全体的に、フィードバックは肯定的です。新しいシステムを実装するときは社内で質の高いトレーニングを行うのが重要です」とハルシュタインスリッド氏は述べました。 自動化されたワークフロービジネスプロセスの合理化 M-Filesのインテリジェントな情報管理は、Goodtech 社にとって即座にメリットを生み出しました。 「以前よりも文書を管理する方法が増えています」と、プロジェクト&調達担当グループディレクターのマグネ・レイアーソン氏は述べています。 ワークフローを設定すると、従業員は、特定のファイルに対して実行された手順と実行されていない手順を把握できます。 「その週でどのドキュメントを送信する必要があり、顧客とサプライヤーがどのように対応しているかを即座に見ることができます」とハルスタインスリッド氏も述べています。 プロジェクト管理ツールとマイクロソフトチームの統合 Goodtech 社は、スウェーデンとフィンランドのオフィスで残りの従業員を訓練し、Microsoft Teamsと彼らのプロジェクト管理ソリューションとM-Filesを統合します。チームの統合は、顧客やサプライヤーとのステータス会議で役立ち、各プロジェクトのドキュメントのステータスを表示するのが簡単になります。これにより、すべてのプロジェクトドキュメントが合意されたマイルストーン内に確実に提供されます。「我々はまた、他のプロセスでM-Filesを使用することを検討しています」と、レイアーソン氏は結論づけました。